Hur fungerar mötesbokning inom B2B?

Jag har över 20 års erfarenhet av försäljning, och en vanlig missuppfattning är att mötesbokning bara handlar om att ringa många samtal. Volym spelar roll, men det som avgör om mötena leder till affärer är allt som händer före och efter samtalet. Här går jag igenom hur processen fungerar hos oss, steg för steg.

1. Målgruppen bestämmer allt

Innan första samtalet ringer måste vi veta vem vi ska prata med. Det betyder att vi tillsammans med er definierar en ideal kundprofil:

• Bransch och storlek: vilka typer av bolag har störst nytta av er lösning?
• Roll: vem fattar beslutet, och vem påverkar det? Ofta är det två olika personer.
• Signaler: finns det något som gör att ett bolag är extra aktuellt just nu, till exempel tillväxt, nyrekrytering eller ett avtal som löper ut?
• Uteslutningar: vilka bolag ska vi inte ringa, till exempel befintliga kunder eller pågående affärer?

Vår bedömning är att en skarpare målgrupp ger färre samtal per bokat möte och bättre möten.

2. Vad är ett kvalificerat möte?

Det här behöver ni och byrån vara överens om innan första samtalet. Har ni olika bild av vad ett bra möte är riskerar ni att bli besvikna, hur många möten som än bokas.

Vi skriver därför ner kvalificeringskriterierna innan vi börjar. Ett typiskt kvalificerat B2B-möte uppfyller ungefär det här:

• Personen har mandat att fatta eller påverka beslutet.
• Det finns ett behov eller en utmaning som er lösning adresserar.
• Personen vet vad mötet handlar om och har tackat ja till det, inte bara till ett "samtal".
• Tid, plats eller videolänk är bekräftad.

3. Manus och samtalsupplägg

Ett bra manus är inte ett papper som läses upp. Det är en struktur som hjälper mötesbokaren att snabbt förklara varför samtalet är relevant för just den personen. Vi bygger manuset kring tre delar:

1. Öppningen: vem vi är, varför vi ringer just den personen och vad hen får ut av att lyssna en stund till.
2. Behovsfrågor: några korta frågor som avgör om det finns ett behov. Här kvalificerar vi, eller tackar för samtalet och avslutar.
3. Mötesförslaget: en konkret anledning att ses, en konkret tid och en tydlig agenda.

Manuset justeras löpande. Efter de första dagarna brukar det synas vilka invändningar som är vanligast och hur de kan bemötas.

4. Själva bokningen

Mötesbokaren ringer, kvalificerar och bokar direkt i er säljares kalender. Det kräver att vi har tillgång till kalendern eller en tydlig rutin för lediga tider. Varje bokat möte skickas vidare med en brief: vem personen är, vad som sades, vilket behov som finns och vad personen förväntar sig av mötet.

Det är briefen som gör att er säljare kommer förberedd i stället för att börja från noll.

5. Uppföljning och kvalitet

Ett bokat möte är inte målet. Målet är ett genomfört möte som leder vidare. Därför följer vi upp:

• Genomförda möten: hur många av de bokade mötena blev av?
• Avbokningar och uteblivna möten: varför, och vad kan vi göra annorlunda?
• Er bedömning: var mötet kvalificerat enligt det vi kom överens om?

Hos oss medlyssnar säljledarna live och coachar mötesbokarna varje dag. Det är där det syns om en mötesbokare lovar för mycket, tar genvägar eller bokar möten som inte håller. Som stöd har vi också ett AI-verktyg som kvalitetskontrollerar samtalen och som säljarna kan träna med, men det ersätter inte samtalet med en coach.

Vår erfarenhet är att de bästa mötesbokarna är de som är snabbast på att själva be om hjälp. Den som ringer kalla samtal behöver bli vän med nejen, eftersom varje nej tar en närmare nästa ja. Att vara en bra säljare är ett jobb man gör varje dag, och kunskapen går alltid att vässa.

Vanliga misstag när bolag köper mötesbokning

• Att betala för antal möten utan att definiera kvalitet. Risken är många möten men få affärer.
• För bred målgrupp. Det brukar ge fler samtal per möte och sämre träffsäkerhet.
• Ingen återkoppling från säljarna. Byrån behöver veta hur mötena gick för att kunna förbättra.
• För kort test. De första dagarna går ofta åt till inlärning. Utvärdera efter en avgränsad pilot, inte efter första veckan.

Göra själv eller anlita en byrå?

Att boka möten själv kan fungera om ni har tid, rätt person och någon som coachar. Det kan vara svårt att hålla uppe takten över tid om säljarna samtidigt ska driva sina egna affärer. Då kan det vara mer lönsamt att lägga ut mötesbokningen och låta säljarna fokusera på mötena. Läs mer i guiden Vad kostar en mötesbokare?

Läs mer om hur vi arbetar med besöksbokning, eller om oss som telemarketingbyrå och försäljningsbyrå.

Vanliga frågor